Chương 1
LƯU TRỮ CÁC NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI THỜI KỲ CỔ ĐẠI
1. Lưu trữ các nước phương Đông thời kỳ cổ đại:
1.1. Vài nét về lịch sử cổ đại vùng Tây á:
– Văn minh Tây á là hội tụ của nhiều nền văn minh. Nó đóng góp những
thành tựu của mình vào kho tàng văn hoá nhân loại, có ảnh hưởng tới sự
phát triển của các quốc gia trong khu vực.
– Về chính trị, vào khoảng TK25 TrCN, thành bang Lagate thống nhất
được vùng Lưỡng Hà, sau đó quyền bá chủ từ người Sumen rơi vào tay thành
bang Uruk.
Khu vực Lưỡng Hà liên tục bị chia cắt và thống nhất. Người Sumen đã
sáng lập ra nền văn minh cổ đại đầu tiên ở khu vực Lưỡng Hà (từ TK4
TrCN). Sự hình thành và phát triển của nhà nước khiến XH Sumen phân hoá,
vào đầu TK3 TrCN vùng đồng bằng Nam Lưỡng Hà đã xuất hiện các thành
thị, trở thành những quốc gia độc lập.
– Chữ viết thời kỳ cổ đại và công tác lưu trữ đã sớm hình thành ở đây (từ TK4-5 TrCN).
– Về kinh tế: nông nghiệp là nền kinh tế giữ vai trò chủ đạo, chi
phối toàn bộ vùng Lưỡng Hà. Nghề thủ công khá phát triển với việc chế
tạo ra kim loại làm công cụ sản xuất, vũ khí, đồ trang sức, cùng với
nghề mộc, nghề dệt, nghề đồ da… song kỹ thuật còn sơ sài. Thời kỳ này
nền kinh tế tự nhiên vẫn giữ vai trò độc tôn.
1.2. Các phát hiện vùng Lưỡng Hà:
– Vào khoảng thiên niên kỷ 4 TrCN, chữ viết đã xuất hiện ở Lưỡng Hà
do người Sumen phát minh ra. Đây là thứ chữ “mẹ đẻ” của nhiều chữ viết
khác ở vùng Tây á. Chữ viết của người sumen và các tộc người khác ở
Lưỡng Hà là chữ hình đinh, hình nêm hoặc góc nhọn ghép lại. Lúc đầu chữ
cổ của người sumen cũng giống chữ cổ phương Đông khác là loại tượng
hình, dần dần người Akkad sáng tạo ra chữ chỉ âm.
– Nhờ có chữ viết hình đinh mà họ có thể ghi chép lại những tài liệu
về kinh tế, chính trị, tri thức khoa học, các sáng tác văn học của mình
trên những tảng đất sét, đã. Tiêu biểu là cột đã có khắc đầy đủ 282 điều
của Bộ Luật Hamurabi thuộc vương triều Babilon (1894-1595 TrCN). Đây là
một bộ luật đầu tiên hoàn chỉnh và áp dụng thống nhất cho toàn khu vực
Lưỡng Hà về hình sự, quyền thừa kế, gia đình, nô lệ, lĩnh canh ruộng
đất… làm cho quốc gia Babilon phát triển sớm. Có thể nói, đay là nguồn
tư liệu quý giá về lịch sử và văn hoá cổ đại tiêu biểu của vùng Lưỡng
Hà.
1.3. Vùng Ai Cập cổ đại:
– Về địa lý: Ai Cập ở Đông Bắc châu Phi, là vùng thung lũng hẹp, có
lịch sử gắn liền với sông Nil, có những kim tự tháp hùng vĩ mà cho đến
nay có nhiều điều người ta chưa lý giải được.
– Những di tích văn hoá vật chất, những tài liệu văn tự cổ có thể
giúp hiểu được phần nào lịch sử hình thành, phát triển của xã hội, nhà
nước Ai Cập cổ đại.
– Tuy còn nhiều nét sơ khai, nhà nước Ai Cập đã được hình thành và
mang nhiều đặc điểm của nhà nước chuyên chế phương Đông. Đây là dấu hiệu
chứng tỏ cư dân Ai Cập cổ đại đã bước vào thời đại văn minh.
– Giống nhiều loại chữ viết cổ khác ở phương Đông, chữ cổ Ai Cập cũng
là loại tượng hình mang tính thông báo tin tức. Việc sử dụng chữ tượng
hình có nhược điểm là không diễn đạt hết các khái niệm phức tạp, do đó
người Ai Cập dùng phương pháp tượng trưng, đòi hỏi phải hiểu ý nghĩa của
các hình vẽ. Nhưng hạn chế của nó khi mô phỏng các sự vật rất khó khăn,
nhất là việc khắc lên đá, lên gỗ, do đó người Ai Cập cổ đã cải tiến
chúng để đơn giản hơn. Đến nay, trong hệ thống chữ viết Ai Cập cổ có tới
gần 750 ký hiệu tượng hình và hơn 20 dấu hiệu chỉ âm. Trên các tường đá
có khắc chữ, có rất nhiều hình tượng khác nhau, rất phong phú, nhưng có
hàng, lối, lặp lại giống nhau, đó là chữ cổ Ai Cập, còn gọi là chữ
thiêng, hay chữ hội hình. Có thể nói, chữ Ai Cập cổ có sự giống và khác
với các loại chữ viết khác, nhưng từ thời kỳ Ai Cập cổ đại trở đi, người
ta dùng chữ tượng hình để chỉ các ý nghĩa, thông tin cho người khác.
– Giấy viết của người Ai Cập là loại giấy rất độc đáo, làm bằng vỏ
cây papyrut (cây sậy). Ngoài ra, chữ tượng hình còn được khắc trên tường
của các đền, miếu, cung điện và các kim tự tháp. Nhờ những văn tự cổ
này mà ngày nay chúng ta biết rõ hơn, đầy đủ hơn về kinh tế, chính trị,
văn hoá, thành tựu khoa học… của thời kỳ đó.
– Người ta đã tìm thấy rất nhiều kho lưu trữ mà các văn bản được khắc
trên đá, trên vỏ cây sậy, trên tường các lăng mộ, nhà thờ, đặc biệt
người ta đã tìm thấy 1 kho lưu trữ bằng đất sét với 300 văn bản. Đây là
các thư từ bang giao giữa các quốc gia vùng Lưỡng Hà cổ đại do các sứ
thần Ai Cập chuyển về. Nó gồm 3 loại có nội dung phong phú hơn thời kỳ
Lưỡng Hà cổ đại, cụ thể là các văn bàn về tôn giáo, các văn bản ghi chép
tiểu sử các pha-ra-ông đã qua đời và các văn bản thể hiện sự quản lý
nhà nước (chi tiêu tài chính, chứng từ, quyền sở hữu ruộng đất, văn bản
pháp luật, thuế, kiện tụng, khoa học, lịch sử…).
1.4. Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ của người Lưỡng Hà, Ai Cập cổ đại:
Việc sử dụng tài liệu của thời kỳ này chủ yếu nhằm mục đích phục vụ
cho việc quản lý nhà nước là phổ biến, trong đó phần lớn là sử dụng cho
việc thu thuế ruộng đất. Ngoài ra còn phục vụ cho việc xét xử các vụ án,
phục vụ cho mối quan hệ bang giao giữa các quốc gia. Đặc biệt là các
văn bản phục vụ cho tôn giáo (gồm sách thần học, các tiểu sử tăng lữ,
pha-ra-ông…). Người ta cũng tìm thấy nhiều tài liệu phục vụ cho nghiên
cứu lịch sử (bằng chứng là đã xác định được người làm sử sớm nhất vào
thế kỷ 3 TrCN là ma-nhê-phôn, ông đã viết lịch sử thời kỳ đó mà các nhà
sử học tiếp theo còn sử dụng tài liệu của ông).
Về số phận của tài liệu lưu trữ vũng Lưỡng Hà và Ai Cập: Cho đến nay
số lượng tài liệu còn giữ lại được không nhiều vì do thời tiết, khí hậu,
môi trường (vì nó được viết trên đất sét, da thú, đá… do đó dễ bị hư
hỏng); hoặc do bị đánh cắp vì loại giấy papyrut có thể dùng để bó người
chết để ướp xác rất tốt; ngoài ra còn do các công trình thuỷ lợi chưa
tốt nên có những đợt bị ngập lụt cả vùng lớn. Cho đến nay người ta vẫn
chưa biết được việc tổ chức lưu trữ tài liệu của thời kỳ này như thế
nào.
2. Lưu trữ của Hy Lạp và La Mã cổ đại (Châu Âu):
2.1. Vài nét về Hy Lạp cổ đại:
– Hy Lạp là một trong những quốc gia lâu đời ở châu Âu. Vào TK8
Tr.CN,
Hy Lạp hình thành các nhà nước gội là các thành bang, thiết lập chế độ
cộng hoà chủ chủ nô. Trong lịch sử, Hy Lạp nhiều lần bị ngoại bang đánh
chiếm và nội bộ các thành bang cũng thường có mâu thuẫn và nội chiến.
– Về kinh tế-xã hội: Kinh tế nông nghiệp vẫn là chủ đạo, ngoài ra còn có công, thương nghiệp bắt đầu phát triển.
Về xã hội, đã bắt đầu hình thành giai cấp chủ nô (chủ nô nông nghiệp
và ngân hàng, chủ nô công thương). Trong sự đấu tranh giai cấp đó, chủ
nô công thương và ngân hàng muốn thiết lập chế độ cộng hoà chủ nô, còn
chủ nô nông nghiệp muốn thiết lập nền quân chủ, nền cộng hoà được các
tầng lớp bình dân và trí thức ủng hộ.
Về chính trị, ở Aten, cuộc đấu tranh chính trị được kết thúc mà phần
thắng lợi thuộc về chủ nô công thương và bình dân, nên đã thiết lập được
nền cộng hoà chủ nô – tiến bộ nhất trong kiểu nhà nước trong thời kỳ
chiếm hữu nô lệ. Tuy nhiên, phụ nữ trong xã hội Aten không có quyền công
dân và nô lệ vẫn không có quyền làm người. ở Spac, chủ nô công thương
tuy thắng thế, nhưng không triệt để nên còn mang nặng tính nông nghiệp.
2.2. Lưu trữ Hy Lạp cổ đại từ TK7-2 Tr.CN:
– Aten đã thành lập 1 kho lưu trữ như là một kho của nhà nước, được
đặt trong đền thời thần Mặt Trời, thành phần tài liệu bao gồm: TL của
các cơ quan công sở của chính quyền Hy Lạp như các quyết định của Hội
đồng đại biểu, hồ sơ vụ án, danh sách thanh niên đến tuổi trưởng thành,
thống kê thu nhập của nhà nước, các bản quyết toán tài chính, các báo
cáo của các cơ quan nhà nước, các bản thảo của các tác phẩm văn hoá,
triết học nổi tiếng…
– Từ cuối TK4
Tr.CN đến đầu
CN, chính quyền các nước phương Đông giàu có rất coi trọng TLLT và sử
dụng nó phục vụ cho công tác quản lý, cho nên các nước bị đô hộ cũng
hình thành nên các kho lưu trữ lớn, đặc biệt là kho A-lếc-xăng có
490.000 tài liệu và sách với nhiều học giả có kiến thức sâu rộng làm
việc. Kho này về sau do chiến tranh nên đã bị cháy, không còn giữ lại
được tài liệu.
2.3. Vài nét về La Mã cổ đại:
– Về địa lý: Trên bán đảo Italia có nhiều bộ lạc sinh sống gồm
Latinh, ê-tơ-rút-xcơ. Vào khoảng cuối TK8 TrCN, công xã thị tộc tan rã,
bước vào thời kỳ chiếm hữu nô lệ, nhà nước xuất hiện dưới hình thức
thành bang. Phía Bắc Italia có quốc gia Gô-loa, miền Trung Italia có
quốc gia Ê-tơ-rút-xcơ, phía Nam là quốc gia Hy Lạp. Năm 753 TrCN, người
La-tinh đã xây dựng thành Rô-ma trên bờ sông Ti-bơ-rơ và hình thành đế
quốc La Mã rộng lớn, hùng mạnh nhất thời đại.
– Về kinh tế-xã hội: Xã hội bị phân hoá thành chủ nô nông nghiệp (quý
tộc và thị tộc) và chủ nô công thương-ngân hàng-bình dân. Trong quá
trình đấu tranh giữa hai lực lượng này, chủ nông công thương-ngân
hàng-bình dân thắng nhưng không triệt để nên ở La Mã chỉ thiết lập được
chính thể cộng hoà quý tộc chủ nô.
– Về tổ chức nhà nước: Đứng đầu là quan chấp chính do đại hội công
dân bầu ra (qua đại hội các đơn vị quân đội Xen-tu-ri). Đại hội
Xen-tu-ri là cơ quan quyền lực cao nhất có quyền lập pháp, quyết định
mọi việc quan trọng của nhà nước. Cơ quan quyền lực thứ hai là Viện
Nguyên lão (gồm các đại quý tộc, các quan chức cao cấp, các quan chức
chấp chính đã hết nhiệm kỳ) với khoảng 600 người (thời kỳ cuối có 900
người).
2.4. Lưu trữ thời kỳ La Mã cổ đại:
– Thời kỳ này đã có nhiều kho lưu trữ được hình thành để bảo quản các
tài liệu phục vụ cho quản lý nhà nước. Dưới chế độ cộng hoà, có các kho
lưu trữ của các tầng lớp bình dân, kho lưu trữ của giới quý tộc (gồm
tài liệu về ngoại giao, thanh tra, kiểm tra…) và kho lưu trữ quốc gia.
Riêng kho lưu trữ quốc gia được tổ chức rất quy củ. Đây là nơi lưu giữ
nhiều tài liệu của chính quyền Trung ương nhất. Đứng đầu kho lưu trữ này
là quan phụ chính và các viên chức làm việc, được chia làm 2 nhóm: Một
nhóm chuyên đăng ký vào sổ tài liệu và phục vụ các yêu cầu về khai thác,
sử dụng tài liệu. Nhóm thứ hai chuyên làm nhiệm vụ quản lý tài liệu gồm
phân loại, sắp xếp lên giá các tài liệu. Có thể khẳng định, từ thời kỳ
này đã hình thành công tác lưu trữ và người ta cũng coi trong người làm
trong các kho lưu trữ và việc nghiên cứu, khai thác là rộng rãi. Việc
sao chép phải được người có trách nhiệm ở kho lưu trữ xác nhận.
– Sau này những kho lưu trữ này trở thành kho lưu trữ của hoàng để
(thời đế chế La Mã). Thời kỳ này kho lưu trữ được lập thành 4 phòng:
+ Phòng bảo quản các sắc lệnh, chiếu chỉ, sắc dụ của nhà vua.
+ Phòng bảo quản các đơn từ khiếu tố của người dân liên quan đến kiện tụng.
+ Phòng bảo quản các thư từ, tài liệu giao dịch giữa chính quyền công sở và người nước ngoài.
+ Phòng bảo quản các văn bản về chính sách đối nội của nhà vua.
– Về nghiệp vụ lưu trữ, cũng đã có sự phân loại nhất định, phụ trách
kho của hoàng đế là quan tổng quản. Các tài liệu của kho lưu trữ hoàng
đế được tổ chức quản lý nghiêm ngặt, những ai muốn sao chép phải có đơn
gửi vua và được vua phê chuẩn mới được sao chép (phạm vi khai thác đã
giảm). Các kho lưu trữ còn phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, nhờ các kho
này, nó thành mẫu hình cho các thời kỳ sau này học tập.
Chương 2
CÁC KHO LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC NƯỚC
CHÂU ÂU THỜI KỲ TRUNG CỔ
1. Vài nét về quá trình lịch sử thời kỳ Trung cổ ở Châu Âu:
Đây là 12 thế kỷ tăm tối trong chế độ phòng kiến phương Tây. Có thể chia làm 3 giai đoạn:
– Sơ kỳ phong kiến châu Âu (từ TK5 đến TK10): đây là thời kỳ hình thành của chế độ phong kiến.
– Trung kỳ phong kiến châu Âu (từ TK11 đến TK15): đây là thời kỳ phát triển của chế độ phong kiến.
– Mạt kỳ phong kiến châu Âu (từ TK16 đến TK18): là thời kỳ tan rã của chế độ phong kiến.
Thời kỳ này chế độ chiếm hữu nô lệ dần suy tàn, tầng lớp quý tộc nổi
lên và có tư tưởng giải phóng nô lệ để lập nên chế độ phong kiến. Từ
những đặc điểm đó, ảnh hưởng đến các tài liệu lưu trữ thời kỳ này.
2. Các kho lưu trữ thời kỳ sơ kỳ phong kiến châu Âu:
– Tài liệu chủ yếu là của các lãnh chúa phong kiến, gồm các loại về
quản lý đất đai, về thu tô, thuế; ngoài ra nó còn quy định, hướng dẫn
các đặc quyền, đặc lợi của giai cấp phong kiến.
– Các kho lưu trữ thời kỳ này có quy mô nhỏ bé, nằm trong lãnh địa của các lãnh chúa phong kiến.
– Ngoài ra còn có các kho lưu trữ của Giáo hội Thiên chúa giáo. Các
kho này một thời gian dài mang tính bí mật riêng của giáo hội và không
cho ai khai thác. Đặc biệt các kho này có lập sổ công văn gửi đi, bản
gửi đi phải sao chép tóm tắt nội dung trích yếu trước khi gửi đi. Thành
phần tài liệu trong những kho này chủ yếu là tài liệu của giáo hoàng,
tài liệu đối ngoại, ghi chép tiểu sử các giáo chủ, phản ánh các đặc
quyền, đặc lợi của giáo hội về tài sản, ruộng đất…
ở địa phương, các giáo hội cũng có kho tài liệu, nó nằm trong các nhà
thờ. ở đây không những lưu trữ tài liệu của giáo hội, mà còn của cả
chính quyền địa phương đem gửi. Tài liệu được phân loại theo nguyên tắc
nhất định như theo vần chữ cái hoặc theo từng loại cơ quan. Đây là một
nét mới trong công tác lưu trữ của thời kỳ này so với thời cổ đại. Về
thành phần tài liệu gồm:
+ Tài liệu về ruộng đất
+ Tài liệu về đặc quyền, đặc lợi của giáo hội
+ Tài liệu về tiểu sử các cha cố
+ Tài liệu liên quan đến kinh thánh
3. Các kho lưu trữ thời kỳ Trung kỳ châu Âu:
– Đây là thời kỳ chiến tranh liên miên bằng các cuộc Thập tự chinh.
Tài liệu lưu trữ thời kỳ này được bảo quản trong các hòm, bao bằng vải,
bên ngoài ghi rõ xuất xứ, thành phần tài liệu.
– Kho lưu trữ của giáo hoàng, giáo hội vẫn tồn tại và phát triển.
– Xuất hiện một số tài liệu lưu trữ được viết trên da thú do giấy viết thời kỳ này rất hiếm.
– Đã có sự phân chia thành tài liệu mật và tài liệu thường. Tài liệu
mật có nội dung phản ánh chính sách đổi mới và chính sách đối ngoại của
chính quyền. Tài liệu thường có nội dung về luật pháp, kinh tế, quản lý
hành chính, có thể công bố, sao chép, trích sao. Rõ ràng, nhìn tổng thể,
tài liệu lưu trữ thời kỳ này thể hiện rõ bối cảnh chiến tranh.
– Vào khoảng TK13-14, do mâu thuẫn của Thiên chúa giáo và chính quyền cho nên có sự đốt phá tài liệu lưu trữ rất mạnh.
4. Các kho lưu trữ thời kỳ Mạt kỳ (quân chủ chuyên chế):
– Chế độ chính trị ở châu Âu là tập quyền, có ảnh hưởng lớn tới công
tác lưu trữ vì tài liệu của các lãnh chúa bị vua yêu cầu tập trung lưu
trữ tại kho của nhà vua. Các kho này hạn chế việc khai thác vì đây là
tài sản riêng của nhà vua.
– Tuy nhiên, thời kỳ này công tác lưu trữ cũng có những tiến bộ như
trong các kho lưu trữ của nhà vua bố trí những người có tri thức giỏi
làm việc nên tài liệu được phân loại tốt hơn, sắp xếp gọn gàng, khoa học
hơn. Cơ bản tài liệu thời kỳ này được chia làm 3 nhóm:
+ Nhóm tài liệu liên quan đến nhà vua
+ Nhóm tài liệu liên quan đến công việc đối nội
+ Nhóm tài liệu liên quan đến công việc đối ngoại
Trong mỗi nhóm này, lại được chia thành các nhóm nhỏ hơn theo các
ngành, lĩnh vực hoạt động hoặc theo chức năng, càng ngày tài liệu càng
được chia nhỏ hơn nữa. Một hạn chế của việc chia tài liệu như vậy là nó
làm mất đi mối liên hệ lịch sử của tài liệu được hình thành trong hoạt
động của một cơ quan.
– Việc nghiên cứu và sử dụng tài liệu thời kỳ này có thể đánh giá như
sau: Các kho lưu trữ trung ương tập trung vào tay nhà vua nên việc khai
thác, sử dụng có nhiều hạn chế. Các kho địa phương vẫn tồn tại và phục
vụ yêu cầu nhất định cho công tác quản lý của các lãnh chúa. Giai đoạn
này do có các cuộc đấu tranh giai cấp, đấu tranh giữa các tôn giáo, phân
chia lãnh thổ, biên giới… nên nhu cầu sử dụng tài liệu rất lớn giữa các
phe phái để bảo vệ mình và phê phán phía đối lập. Chính vì thế, việc tổ
chức công tác lưu trữ của thời kỳ này rất được quan tâm.
– Một đặc điểm nổi bật của thời kỳ này là khoa học kỹ thuật bắt đầu
có sự phát triển (nhất là cuối TK17, đầu TK18) đã thúc đẩy việc lưu trữ
tài liệu cẩn thận để phục vụ nghiên cứu khoa học.
– Thời kỳ này cũng bắt đầu xuất hiện khái niệm về khoa học lưu trữ,
nhưng vẫn còn nhiều ý kiến tranh cãi (có người cho rằng lưu trữ thuộc về
Khảo cổ học vì tài liệu được đào bới tìm thấy qua khảo cổ là chủ yếu;
có người cho rằng lưu trữ phải đặt ở khoa học Lịch sử vì nó là tư liệu
để nghiên cứu lịch sử; cũng có người cho rằng, lưu trữ phải đặt ở Văn
học vì nội dung của nó là văn học; có ý kiến lại cho rằng, lưu trữ phải
độc lập…).
Chương 3
CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC NƯỚC CHÂU ÂU THỜI KỲ CẬN ĐẠI
1. Đặc điểm thời kỳ cận đại:
Người ta lấy mốc CMTS Anh (1640-1688) là mốc để phân biệt thời kỳ
Trung cổ và Cận đại, đây là thời kỳ chế độ phong kiến bị diệt vong,
chuyển sang chế độ tư sản.
– Nước Anh phong kiến cát cứ được thống nhất vào TK15, suốt TK16, đầu
TK17 sự chuyên quyền độc đoán của các vị vua làm cuộc sống người dân
ngày càng khó khăn. Vào TK16, CNTB Anh đã ra đời và phát triển mạnh mẽ
trong lòng chế độ phong kiến. Đặc biệt, ở Nam nước Anh, các công trường
thủ công ngày càng mọc lên mạnh mẽ. Từ sản, nông dân, thợ thủ công và
thị dâu đấu tranh với chế độ phong kiến chuyên chế, phản động, ngoài ra
còn có mâu thuẫn tôn giáo, vì thế nó dẫn đến cuộc CMTS bắt đầu từ 1640,
trải qua 3 giai đoạn:
+ GĐ1 từ 1640-1642: Đây là giai đoạn chuẩn bị và bùng nổi cách mạng
dưới hình thức một cuộc nội chiến giữa Quân đội của nhà vua với quân đội
của Nghị viện.
+ GĐ2 từ 1642-1646: Nội chiến lần 1, 1648: nội chiến lần 2, vua
Sác-lơ bị bắt trở lại và bị xử tử, nước Anh tuyên bố thành lập chính thể
cộng hoà. Đây là đỉnh cao nhất của CMTS Anh.
+ GĐ3 từ 1649-1688: Giai đoạn này giai cấp tư sản Anh lựa chọn chính
thể quân chủ nghị viện (vẫn đưa một người lên làm vua). Việc lựa chọn
này cho thấy, CMTS Anh không triệt để, cho nên nó vẫn còn giữ chế độ
quân chủ, tuy rằng nhà vua lúc này không còn quyền hành, mà quyền hành
đã rơi vào tay giai cấp tư sản). Giai cấp tư sản làm cách mạng dựa vào
nhân dân, nhưng khi thắng lợi họ lại phản bội lại lợi ích của nhân dân,
do đó người dân không được hưởng thành quả cách mạng của họ.
Ngoài cách mạng tư sản Anh thì cuộc cách mạng tư sản Pháp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến toàn Châu Âu.
– Nước Pháp thống nhất ở TK15 và xây dựng quốc gia phong kiến tập
quyền, cho đến thời vua Lu-i 16 chế độ phong kiến đã suy tàn. Cuối TK17,
tư bản Pháp đã bung ra ở các thành phố lớn và phát triển mạnh mẽ. Đến
TK18, ngoại thương đã phát triển mạnh mẽ, hàng xuất khẩu chiếm ưu thế,
chứng tỏ chế độ tư bản đã phát triển trong lòng chế độ phong kiến và dần
dần chiếm thế thượng phong. Đến những năm 70 của TK18, mâu thuẫn giữa
toàn dân Pháp và chế độ phong kiến Buốc-bông đã gay gắt, tình thế cách
mạng đã chín muồi. Cuộc cách mạng tư sản Pháp bắt đầu nổ ra tại Paris từ
tháng 6/1789, cách mạng Pháp cũng trải qua 3 giai đoạn:
+ GĐ1 từ 14/7/1789 đến 10/8/1792: Là giai đoạn cầm quyền và lãnh đạo cách mạng của tầng lớp đại tư sản.
+ GĐ2 từ 10/8/1792 đến 6/1793: Là giai đoạn cầm quyền và lãnh đạo của tầng lớp tư sản công thường Gi-rông-đanh.
+ GĐ3 từ 6/1793 đến 7/1794: Giai đoạn cầm quyền và lãnh đạo cách mạng của phái Gia-cô-banh.
CMTS Pháp là cuộc cách mạng triệt để, nó lật đổ chế độ phong kiến cát cứ để xây dựng chế độ mới – chế độ Cộng hoà.
Một điểm đáng quan tâm ở giai đoạn cận đại này là quá trình công
nghiệp hoá ở Anh và các nước tư bản diễn ra mạnh mẽ. Xuất hiện kinh tế
hàng hoá, do cung không đủ cầu nên đã có nhiều phát minh về máy dệt, máy
hơi nước… làm thay đổi toàn bộ hoạt động công nghiệp thời kỳ này, đem
lại lợi ích vô cùng to lớn cho con người. Quá trình công nghiệp cũng đã
tạo ra các khu đô thị lớn.
2. Tình hình lưu trữ của các nước châu Âu thời kỳ sau cách mạng 1789 và đạo luật lưu trữ 1794:
– Công tác lưu trữ thời kỳ này có rất nhiều tiến bộ. Tài liệu của các
cơ quan được đưa vào bảo quản trong các kho, viện lưu trữ từ trung ương
đến địa phương. Các kho, viện lưu trữ được quản lý thống nhất bởi cơ
quan lưu trữ nhà nước. Chính quyền tư sản đã thừa nhận quyền sử dụng tài
liệu của đông đảo nhân dân.
Tuy nhiên cũng có những hạn chế như công tác tập trung lưu trữ chủ
yếu phục vụ cho quyền lợi của giai cấp tư sản. Việc tập trung quản lý
chỉ bó hẹp trong phạm vi tài liệu của các cơ quan nhà nước, còn tài liệu
của các đoàn thể, tổ chức là tài sản riêng của các đoàn thể, tổ chức đó
và có sự phân biệt lưu trữ công và lưu trữ tư.
– Đối với công tác lưu trữ ở Pháp: Năm 1790, Pháp cho xây dựng một
viện lưu trữ ở trung ương gọi là Viện lưu trữ nghị viện dân tộc và sau
đổi thành Viện lưu trữ quốc gia. Viện lưu trữ trung ương tập trung quản
lý tài liệu hình thành trong các cơ quan nhà nước từ trung ương và các
tài liệu quý của thời kỳ trước CMTS để lại. Viện lưu trữ này do một luật
sư Đô-miu nổi tiếng, là đại biểu Quốc hội phụ trách.
– Ngày 25/6/1794, nhà nước Pháp ban hành đạo luật về tập trung công
tác lưu trữ (đạo luật 1794). Đây là đạo luật đầu tiên về công tác lưu
trữ. Nội dung chính của đạo luật này có thể khái quát như sau:
+ Quy định về chức năng, nhiệm vụ của Viện lưu trữ quốc gia và thành phần tài liệu cần được giao nộp vào viện lưu trữ này.
+ Thành lập một mạng lưới các viện lưu trữ ở các tỉnh, thành phố của
nước Pháp để làm nhiệm vụ tập trung quản lý TLLT ở cấp tỉnh, chịu sự
quản lý của Viện lưu trữ quốc gia.
+ Thành lập Hội đồng công tác thuộc Viện lưu trữ quốc gia để theo dõi, chỉ đạo công tác lưu trữ của các địa phương.
+ Việc phân loại tài liệu để đưa vào bảo quản cũng được quy định rõ
ràng (có loại liên quan đến sở hữu nhà nước, còn các tài liệu thuộc về
tư nhân thì đưa về các viện lưu trữ địa phương). Việc phân loại tài liệu
thời kỳ này chỉ chia ra tài liệu của thời kỳ phong kiến và tài liệu
không cần thiết, chứ chưa có các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.
+ Đến ngày, giờ quy định, các Viện lưu trữ phải mở cửa cho nhân dân
vào nghiên cứu sử dụng tài liệu. Quy định này thừa nhận quyền được thông
tin của người có nhu cầu.
– Từ những quy định của đạo luật 1794, cho nên nó có những ý nghĩa sau:
+ Đây là lần đầu tiên trong lịch sử lưu trữ nước Pháp nói riêng và
lịch sử lưu trữ thế giới nói chung có một nhà nước ban hành một đạo luật
đẻ quản lý tập trung về TLLT và công tác lưu trữ, chấm dứt tình trạng
tài liệu của cơ quan nhà nước bị phân tán và là tài sản riêng của từng
cơ quan.
+ Đây là một mẫu mực để các nước khác noi theo về công tác lưu trữ.
Do vậy, cuối TK19, đầu TK20 nhiều nước trên thế giới đã ban hành các văn
bản để quản lý công tác lưu trữ và TLLT.
Năm 1884, Tổng thống Pháp ra Sắc lệnh về tổ chức khoa học các viện
lưu trữ, đứng đầu là các Viện trưởng, đặt Viện lưu trữ trong Bộ Giáo
dục, trong viện lưu trữ thành lập một hội đồng tối cao, có nhiệm vụ
hoạch định các chính sách, chủ trương để lưu trữ các ngành, các cơ quan
thực hiện (mô hình này giống như Pháp áp dụng từ 1919 ở Đông Dương). Nhờ
sắc lệnh này, công tác lưu trữ khoa học hơn.
Tuy nhiên, việc tập trung lưu trữ ở Pháp cũng còn có những hạn chế,
đó là việc tập trung ở đây chủ yếu nhằm phục vụ lợi ích của giai cấp tư
sản. Công tác quản lý lưu trữ thời kỳ này chỉ tập trung được tài liệu
của thời kỳ trung cổ, còn tài liệu của thời kỳ cận đại thì nhà nước Pháp
không tập trung được, nhất là tài liệu của các cơ quan quan trọng, tài
liệu của các thuộc địa có liên quan, tài liệu của các công ty, tập đoàn
tư bản… Riêng tài liệu của các nước thuộc địa được lập thành kho bảo
quản riêng.
3. Những tiến bộ trong nghiệp vụ và nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ thời kỳ cận đại:
– Công tác lưu trữ và khoa học lưu trữ thời kỳ này phát triển ở những
mặt sau: Đã xuất bản một số cuốn sách, báo về lưu trữ (cuối TK19 có
cuốn sách “Hướng dẫn sắp xếp và biên mục TLLT” mang tính lý luận về công
tác lưu trữ của 3 nhà khoa học người Hà Lan là Phai-tơ, Min-lơ và
Pru-nin. Cuốn sách này tương đối tổng hợp về lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ. Ngoài ra, trước đó ở Pháp vào năm 1839 cũn đã có cuốn sách
“Hướng dẫn bảo quản hồ sơ trong các viện lưu trữ” được biên soạn. Năm
1841 có cuốn “Chỉ dẫn phương pháp phân loại tài liệu” được xuất bản.
Ngoài ra, thời kỳ này ở Pháp cũng có một tập san về lưu trữ và thư viện.
Ở Bỉ, cũng xuất bản “Kỷ yếu về thư viện và lưu trữ”. Ở Đức, 1900 bắt
đầu xuất hiện tập san định kỳ “Thông báo của cơ quan quản lý lưu trữ”.
– Về phân loại tài liệu, ở thời kỳ này có 2 phương pháp: Phương pháp
phân loại theo đề mục và phương pháp phân loại theo phông lưu trữ.
+ Đối với phương pháp phân loại theo đề mục, phương pháp này được áp
dụng trong một thời gian dài, về sau người ta phát hiện ra sự không hợp
lý, vì nó làm mất đi mối liên hệ của tài liệu, làm cho tài liệu bị xáo
trộn, không thể hiện được lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành phông,
do đó người Đức đề xuất phương pháp theo Phông.
+ Đối với phương pháp theo Phông, còn được sử dụng cho đến ngày nay.
Ngoài ra ở thời kỳ này còn có phương pháp xuất sinh (tức là tài liệu
hình thành trong văn thư như thế nào thì lưu trữ phải giữ nguyên như
thế). Trên thực tế phương pháp này không thể thực hiện được vì không
phải cơ quan nào công tác văn thư cũng làm đúng như việc hình thành ra
tài liệu.
Cho đến nay, 2 phương pháp này vẫn được sử dụng trong các kho lưu trữ trên thế giới.
– Thành tựu nổi bật của thời kỳ này là phát hiện ra các phương pháp công tác lưu trữ là phân loại theo phông và xuất sinh.
– Việc xác định giá trị tài liệu chưa được đề cập tới và chưa có tiến
bộ đáng kể. Tuy nhiên, năm 1911 ở Italia, Chính phủ đề xuất một nguyên
tắc chung về xác định giá trị tài liệu là thành lập một hội đồng để xác
định giá trị tài liệu trong các cơ quan do thủ trưởng cơ quan làm chủ
tịch. Đối với những tài liệu phải loại ra khỏi phông thì phải lập thành
danh sách để trình lên lưu trữ trung ương xét duyệt.
– Tính đến đầu TK20 chưa có một quốc gia nào đề ra nguyên tắc tổ
chức, phương pháp về xác định giá trị tài liệu, về bảo quản tài liệu,
nhưng ở một số nước châu Âu thì đã xuất hiện những kho lưu trữ kiên cố
để bảo quản TLLT tránh sự tác động của môi trường và hạn chế hoả hoạn.
Trong nhiều nước đã coi trọng việc bảo quản TLLT như dùng các giá sắt,
gỗ tốt để bảo quản tài liệu, đặc biệt là việc thiết kế các kho thông
thoáng hơn để chuyên bảo quản TLLT.
4. Công tác đào tạo cán bộ lưu trữ:
– Thời kỳ này ở châu Âu đã có những lớp đào tạo cán bộ lưu trữ ở
trình độ sơ, trung cấp. Năm 1821, Pháp đã tổ chức “Đại học lưu trữ cổ tự
học” đánh dấu một bước tiến mới; có ý nghĩa là tạo thuận lợi cho việc
quản lý thống nhất công tác lưu trữ, đặc biệt là quản lý nghiệp vụ lưu
trữ; đồng thời thúc đẩy khoa học lưu trữ của nước Pháp phát triển; nó
cũng tạo thành mẫu mực cho nhiều nước học theo để tổ chức đào tạo cán bộ
lưu trữ. Tuy nhiên, chương trình học về lưu trữ còn ít, kiến thức về
lưu trữ còn hạn chế.
– Năm 1880, tại áo-Hung đã mở một trường đào tạo cán bộ lưu trữ. Năm
1885 việc đào tạo này giao cho Viện nghiên cứu lịch sử áo-Hung phụ
trách.
Năm 1877, viện trưởng viện lưu trữ của Bộ Tư pháp Nga đã tự mở trường
đại học để đào tạo cán bộ lưu trữ, trường này bị sáp nhập thành trường
quốc lập vào năm 1833 do quản lý lỏng lẻo và do không được Nga hoàng
chấp thuận trước đó.
Cơ bản các nước khác chưa có trường đào tạo bậc đại học về ngành này.
5. Những hiện tượng mới trong công tác lưu trữ thời kỳ đế quốc chủ nghĩa:
Đây là thời kỳ CNTB chuyển từ tự do cạnh tranh sang tư bản lũng đoạn, nó có những đặc điểm sau:
– Về hình thức tài liệu: có nhiều loại hình tài liệu mới ra đời do sự
phát triển của khoa học kỹ thuật (hầu hết các tài liệu trước đó được
viết bằng tay, sau đó được đánh máy, in ấn, đến cuối TK19 có thêm tài
liệu phim điện ảnh, ngoài ra còn có tài liệu khoa học như thăm dò địa
chất, tài liệu thiết kế các công trình công nghiệp, dân dụng… mà người
ta nhận thấy cần bảo quản chúng để phục vụ cho thực tiễn).
– Thời kỳ này bắt đầu hình thành nhiều viện lưu trữ khoa học kỹ thuật
để phục vụ cho các yêu cầu về nghiên cứu, bảo quản, trong đó có các
viện lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật của nhà nước và viện lưu trữ tài
liệu khoa học kỹ thuật của tư nhân.
– TLLT thời kỳ này phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, cho nên việc
khai thác, sử dụng cũng được mở rộng hơn như phục vụ cho mục đích chính
trị (cho cả giai cấp tư sản và giai cấp công nhân trong cuộc đấu tranh
giai cấp), phục vụ nghiên cứu lịch sử và các mục đích khác
– Do sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu, cho nên nghiệp vụ
công tác lưu trữ cũng phát triển và kéo theo là việc đào tạo cán bộ cao
cấp của ngành này cũng được chú trọng.
Chương 4
CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI THỜI KỲ HIỆN ĐẠI
TỪ 1917 ĐẾN NAY
1. Sự xuất hiện mô hình tập trung quản lý công tác lưu trữ XHCN:
– Nước Nga thời kỳ phong kiến, tư bản, công tác lưu trữ chưa tập
trung, TLLT là tài sản riêng của từng cơ quan, cá nhân. Sau CMT10 Nga,
các loại tài liệu của tư sản, phong kiến bị tịch thu và trở thành tài
liệu thuộc sở hữu của nhà nước (dưới hình thức sở hữu toàn dân theo chế
độ XHCN).
– Ngày 1/6/1918, Lê-nin ký Sắc lệnh về cải tổ và tập trung công tác
lưu trữ. Trong sắc lệnh này có 12 điểm, nội dung gồm 5 điểm chính sau:
+ Bãi bỏ tất cả các ban lưu trữ của chính quyền cũ, tất cả các tài liệu đó được lập thành phông lưu trữ nhà nước.
+ Thành lập Tổng cục quản lý lưu trữ để quản lý toàn bộ phông lưu trữ
thống nhất của nhà nước. Tổng cục này thuộc Bộ Dân uỷ Giáo dục. Tổng
cục trưởng có quyền hạn như một uỷ viên của Bộ Dân uỷ Giáo dục, được
quyền tham dự các cuộc họp của Hội đồng Dân uỷ về những vấn đề liên quan
đến lưu trữ.
+ Toàn bộ hồ sơ hiện hành và công văn giấy tờ của các cơ quan được
phép lưu giữ ở cơ quan một thời gian, sau đó giao nộp vào phông lưu trữ
nhà nước thống nhất. Với hồ sơ tài liệu trước CMT10 thì giải quyết xong
đều phải giao nộp vào phông lưu trữ nhà nước thống nhất.
+ Các cơ quan Chính phủ không được phép thiêu huỷ bất kỳ văn bản nào
nếu không có công văn phê chuẩn của Tổng cục quản lý lưu trữ.
+ Bãi bỏ mọi quyết định, mọi văn bản, sắc lệnh của Chính phủ Nga hoàng ban hành trước đó về công tác lưu trữ.
Sắc lệnh này có ý nghĩa lịch sử lớn đối với lưu trữ của nước Nga và lưu trữ toàn thế giới, đó là:
+ Nó đã thủ tiêu quyền sở hữu tài liệu của từng cơ quan, biến tài
liệu lưu trữ thành tài sản quốc gia để phục vụ có hiệu quả cho công cuộc
xây dựng nền kinh tế mới và đấu tranh chính trị của nước Nga-Xô viết.
+ Nó đã ngăn chặn được tình trạng tiêu huỷ tài liệu lưu trữ một cách bừa bãi ở nước Nga-Xô viết lúc bấy giờ.
+ Nó đã trở thành một mẫu mực cho nhiều nước trong Cộng hoà Xô viết và các nước trong hệ thống XHCN.
+ Sắc lệnh này cũng đặt nền móng cho việc thực hiện tập trung quản lý thống nhất công tác lưu trữ ở Liên Xô sau này.
+ Nhờ có sắc lệnh lưu trữ này, công tác lưu trữ ở Liên Xô từ 1918 đến
đầu những thập kỷ 90 không ngừng được kiện toàn và hoàn thiện về tổ
chức, đó là ở Trung ương có Tổng cục quản lý lưu trữ, ở các nước cộng
hoà thành lập các Cục quản lý lưu trữ, hình thành niên mạng lưới các
viện lưu trữ từ Trung ương xuống đến các huyện.
Sắc lệnh này không những có ý nghĩa riêng đối với nước Nga Xô-viết, mà còn có ý nghĩa quốc tế to lớn:
+ Đã chứng tỏ cho thế giới thấy rằng, chỉ dưới chế độ XHCN do giai
cấp công nhân lãnh đạo thì TLLT mới trở thành tài sản của nhân dân và
mới được sử dụng triệt để phục vụ lợi ích của đất nước tà quyền lợi
chính đáng của nhân dân.
+ Nó đã vạch ra cho giai cấp công nhân và đảng của nó con đường xây
dựng ngành lưu trữ của nước mình sau khi giành được chính quyền.
+ Sắc lệnh này cũng đã ảnh hưởng tới công tác lưu trữ của toàn bộ hệ
thống các nước XHCN, trong đó có Việt Nam, Lào, Trung Quốc, Triều Tiên,
Cu Ba… đã hình thành nên mạng lưới các mạng lưu trữ từ Trung ương tới
địa phương, đặt dưới sự quản lý chung của cơ quan lưu trữ trung ương.
So sánh tập trung lưu trữ tư sản và tập trung lưu trữ XHCN có những điểm giống nhau và khác nhau cơ bản sau:
– Điểm giống nhau là chúng đều là tập trung do nhà nước quản lý; đều
thành lập mạng lưới từ trung ương đến địa phương để tập trung TLLT ; đều
thừa nhận quyền được sử dụng TLLT của quần chúng
– Khác nhau: Mục đích của tập trung quản lý lưu trữ của tư sản là
nhằm phục vụ lợi ích của giai cấp tư sản, đó là sự cạnh tranh giữa các
tập đoàn tư bản. Còn mục đích của tập trung lưu trữ XHCN là vì lợi ích
của giai cấp công nhân và nhân dân lao động, TLLT được sử dụng cho mục
đích đấu tranh chính trị, đấu tranh giai cấp, xây dựng nhà nước, phục vụ
cho phát triển kinh tế và phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá. Tập trung quản lý lưu trữ XHCN mang tính triệt để hơn chế độ tư
sản ở các điểm:
+ ở các nước TBCN, việc tập trung quản lý chỉ có giới hạn chủ yếu với
tài liệu của cơ quan nhà nước và lưu trữ công, còn một phần lớn tài
liệu của các công ty, tập đoàn tư bản thì nhà nước không quản lý được
(có tới 1.600km giá nằm ngoài sự kiểm soát của nhà nước). Còn ở các nước
XHCN thì TLLT do nhà nước quản lý với phạm vi rộng, quyền sử dụng tài
liệu phục vụ cho quần chúng nhân dân (ở các nước tư bản, thực tế TLLT
chỉ phục vụ tầng lớp tư sản, còn nhân dân rất ít được khai thác, nhưng
dưới chế độ XHCN, quyền sử dụng TLLT của nhân dân được đảm bảo).
2. Những bước tiến mới của khoa học nghiệp vụ lưu trữ:
Sang thời kỳ hiện đại, đặc biệt sau chiến tranh thế giới II thì công
tác lưu trữ trở thành một khâu của guồng máy hoạt động của các nhà nước.
TLLT hình thành ngày càng nhiều, khối lượng rất lớn, do đó nhu cầu BQTL
để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục… ngày
càng lớn. Nhiều vấn đề đặt ra cho công tác lưu trữ cả về lý luận và
thực tiễn, do đó đã thúc đẩy khoa học lưu trữ phát triển, thể hiện trên
các mặt sau đây:
– Đã xuất bản nhiều sách lý luận về lưu trữ ở các nước tư bản chủ nghĩa và xã hội chủ nghĩa, thể hiện:
+ Ở các nước Đông Âu, Liên Xô thì từ thập kỷ 70 trở đi đã xây dựng
gần 100 tác phẩm về lưu trữ học, bao gồm các giáo trình, sách chuyên
khảo, sách làm công cụ (ở Liên Xô – đại diện cho khối các nước XHCN có
“Thuật ngữ lưu trữ”, “Từ điển thuật ngữ lưu trữ hiện đại”…; ở Cộng hòa
Dân chủ Đức xuất bản cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; ở Ba
Lan và Bun-ga-ri cũng xuất bản nhiều sách lý luận về công tác lưu trữ).
+ Các nước TBCN cũng xuất bản nhiều sách, tài liệu về lưu trữ. Năm
1953, xuất bản cuốn “Lý luận và lịch sử công tác lưu trữ” ở Châu Âu. Năm
1970 tại Pháp xuất bản “Sổ tay lưu trữ học”, “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ công cộng của Pháp”. Năm 1983, ở Tây Đức xuất bản tác phẩm
“Lưu trữ học” gồm 4 tập. Năm 1984 tại Italia xuất bản một tác phẩm lưu
trữ hiện đại “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”. Năm 1956 tại Mỹ
xuất bản “Lưu trữ hiện đại – nguyên tắc và kỹ thuật”, năm 1965 xuất bản
tác phẩm “Quản lý lưu trữ”… Ngoài ra, còn nhiều xuất bản chuyên đề khác
đã được xuất bản.
– Trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu cũng có nhiều thành tựu to lớn, thể hiện:
+ Thời kỳ cận đại, lĩnh vực này mới bắt đầu được xới lên, chưa có
những tổ chức xây dựng giáo trình. Nhưng sang thời kỳ hiện đại, do tài
liệu nhiều, đòi hỏi phải tìm cách loại những tài liệu không có giá trị,
chỉ giữ lại những tài liệu có giá trị. Những người làm công tác lưu trữ ở
cả các nước TBCN cũng như các nước XHCN đều nghiên cứu đề xuất cho lãnh
đạo các cách để loại các tài liệu không có giá trị, do vậy đã hình
thành nên tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.
+ Tại các nước XHCN, còn đề ra các nguyên tắc xác định giá trị tài
liệu. Do đó, cũng đã hình thành nên các công cụ xác định giá trị tài
liệu (bảng thời hạn BQTL, bảng kê những cơ quan cần giao nộp tài liệu
vào các lưu trữ…).
+ Thời kỳ này nhiều nước quy định số phần trăm cho tài liệu cần giữ
lại (như Liên Xô 4%, Anh 1%, Ru-ma-ni 40%…), kéo theo nó là đã xây dựng
các trung tâm BQTL và có áp dụng phương pháp Micro phim để BQTL. Các kỹ
thuật khai thác, sử dụng đã ứng dụng nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật
(đặc biệt là tin học) vào công tác lưu trữ.
Một điển hình có thể kể đến là mô hình lưu trữ ở Mỹ. Việc tổ chức BQTL lưu trữ người ta chia làm 3 giai đoạn:
. Giai đoạn hiện hành: Tài liệu của giai đoạn này để ngay ở đơn vị, tổ chức cơ quan, không có sự xác định giá trị tài liệu.
. Giai đoạn phi hiện hành (không cần dùng thường xuyên): Tài liệu
được đưa vào một tổ chức lưu trữ gọi là các trung tâm lưu trữ trung
chuyển (lưu trữ luân chuyển). Trung tâm này làm nhiệm vụ lựa chọn những
tài liệu có ghi trong khối tài liệu đó để chỉ sang lưu trữ cố định (lưu
trữ lịch sử), và những tài liệu này được bảo quản vĩnh viễn tại đây.
